Τα έγγραφα Google είναι η καλύτερη δωρεάν εναλλακτική λύση για το Microsoft Office. Επιπλέον, τα Έγγραφα Google παρέχουν την ευελιξία να είναι μια εφαρμογή που βασίζεται στον ιστό. δεν υπάρχει ανάγκη εγκατάστασης στον τοπικό σας υπολογιστή. Η Google προσφέρει φύλλα Google για να αντικαταστήσει το Microsoft Excel και υπάρχουν περισσότερες εφαρμογές που βασίζονται στον ιστό από την Google για να αντικαταστήσουν τα Microsoft Word, PowerPoint και τις φόρμες (Δημιουργία εντύπων Google) παρόμοια με τα εργαλεία γραφείου.

Από προεπιλογή, η Google επιτρέπει την κοινή χρήση των Εγγράφων Google ή του φύλλου Google σε άλλους χρήστες με έγκυρο αναγνωριστικό Gmail. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβασή τους στο έγγραφο σε διαφορετικό επίπεδο όπως προβολή / σχολιασμό / επεξεργασία κ.λπ. Το Google Spread Sheet μπορεί να έχει πολλαπλά φύλλα και δεν υπάρχει εύκολη λύση για την κοινή χρήση αυτών των ατομικών φύλλων με τα μέλη της ομάδας σας.

Θα συζητήσουμε μια λύση για να μοιραστείτε μόνο ένα συγκεκριμένο φύλλο από ένα πολλαπλό φύλλο Google Spread Sheet.

Βήμα 1: Προστατέψτε το Google Spread Sheet (πρωτεύον) για να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα άτομα

Αυτό το βήμα είναι πολύ σημαντικό αφού πρόκειται να χρησιμοποιήσουμε έναν σύνδεσμο για να μοιραστούμε το πρωταρχικό έγγραφο με έναν άλλο χρήστη. Τα έγγραφα της Google μπορούν να προβάλλονται δημόσια ή να μπορούν να προβληθούν σε οποιονδήποτε με σύνδεσμο κοινής χρήσης. Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν την πρόσβαση και να περιορίσετε μόνο σε ορισμένα μέλη που επιτρέπετε.

Ανοίξτε το απαιτούμενο υπολογιστικό φύλλο Google (λέμε πρωτογενές φύλλο) και κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Τώρα κάντε κλικ στην επιλογή " Προχωρημένα" από το παράθυρο " Κοινή χρήση με άλλους ". Τώρα θα είστε έτοιμοι Κάντε κλικ στην επιλογή " Αλλαγή ". Επιλέξτε " Απενεργοποιημένα - Ειδικά άτομα " από το επόμενο παράθυρο κοινής χρήσης σύνδεσης και κάντε κλικ στο Αποθήκευση κουμπί.

Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, καθώς θα εκθέσετε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης με την ομάδα σας και θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι δεν θα έχουν πρόσβαση σε ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο με αυτόν τον κοινόχρηστο σύνδεσμο.

Βήμα 2: Λήψη του συνδέσμου Google Share Sheet Share

Μόλις ολοκληρώσετε το παραπάνω βήμα, θα επανέλθετε στο παράθυρο "Ρυθμίσεις κοινής χρήσης" και μπορείτε να αντιγράψετε τη σύνδεση από το παράθυρο κοινής χρήσης. Κρατήστε αυτόν τον σύνδεσμο αποθηκευμένο σε σημειωματάριο ή κάπου για μελλοντική χρήση. Εάν χάσετε αυτόν τον σύνδεσμο, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε σε αυτήν την οθόνη και να λάβετε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης.

Για να λάβετε το σύνδεσμο κοινής χρήσης του φύλλου Google από την κύρια οθόνη, κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση> Για προχωρημένους> Σύνδεση για κοινή χρήση. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποκτήσετε τον ίδιο σύνδεσμο από το μενού Αρχείο> Κοινή χρήση> Σύνθετη> Σύνδεση για κοινή χρήση.

Βήμα 3: Δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο Google (δευτερεύον) για κοινή χρήση με τα μέλη της ομάδας σας

Τώρα πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο για κοινή χρήση με τον χρήστη. Αυτό είναι το φύλλο που θα μοιραστείτε με την ομάδα σας. Απλώς μεταβείτε στο παράθυρο εφαρμογής του Φύλλου Google και δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο με έγκυρο όνομα. Δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε δεδομένα στο εσωτερικό αυτού του φύλλου σε αυτό το σημείο.

Βήμα 4: Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου Google σε νέο φύλλο Google

Λοιπόν, σε αυτό το βήμα θα εισαγάγουμε το απαιτούμενο μεμονωμένο φύλλο Google από το πρωτογενές έγγραφο στο νέο Google Spread Sheet (δευτερεύον) που δημιουργήσαμε στο Βήμα 3. Θα χρησιμοποιήσουμε μια λειτουργία που ονομάζεται “IMPORTRANGE” Η σύνταξη είναι: -

IMPORTRANGE (spreadsheet key, range_string)

Επιλέξαμε τη σειρά A1 για να πληκτρολογήσετε τον τίτλο Spread Sheet και χρησιμοποιήσατε τη γραμμή A2 για να εισαγάγετε τη λειτουργία. Η λειτουργία εισαγωγής είναι έτσι.

=IMPORTRANGE(“sheet (primary) share link”, ”share sheet name!share range start column: share range end column

Στο παράδειγμά μας, εισάγουμε την ακόλουθη διεύθυνση URL και πατάμε Enter αφού ολοκληρωθεί. Σε αυτήν τη συνάρτηση, η διεύθυνση URL είναι η ίδια με αυτή που βρήκαμε στο Βήμα 2, η Περίληψη είναι η καρτέλα ή το όνομα του φύλλου από το Primary Google Spread Sheet και τα A & F είναι τα κυκλώματα που θέλετε να μοιραστείτε. Μην ξεχάσετε να εισάγετε το '!' μετά το όνομα του φύλλου και ':' μεταξύ γραμμάτων γραμμών στη λειτουργία.

=IMPORTRANGE(“//docs.google.com/spreadsheets/d/xxxxx”, ”Summary!A:F”)

Τώρα θα δείτε στο A2 "#REF! και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από αυτό και κάντε κλικ στην επιλογή Να επιτρέπεται η πρόσβαση. Το δευτερεύον φύλλο θα εισαγάγει τις τιμές τώρα από την προκαθορισμένη καρτέλα / φύλλο που καθορίστηκε από το Google Spread Sheet.

Αυτό το τέχνασμα θα εισαγάγει μόνο τις τιμές από το πρωτεύον φύλλο. Πρέπει να προσέξετε το στυλ και τη μετονομασία του δευτερεύοντος φύλλου σύμφωνα με τις απαιτήσεις σας.

Βήμα 5: Εξασφαλίστε την περιορισμένη πρόσβαση των μελών σας στα νέα φύλλα του Google

Πρέπει να ορίσετε την περιορισμένη πρόσβαση στα μέλη της ομάδας σας. Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση> Παράθυρο κοινής χρήσης με άλλους> Εισαγάγετε τη διεύθυνση Gmail του μέλους της ομάδας σας> Αλλάξτε την πρόσβαση από το στοιχείο "Μπορεί να επεξεργαστεί" σε "Μπορεί να σχολιάσει". Αυτό το βήμα προστατεύει τους νέους χρήστες υπολογιστικών φύλλων Google από την αλλαγή του συνδέσμου κοινής χρήσης που ενδέχεται να εκθέσει περισσότερες πληροφορίες από αυτές που σκοπεύετε να μοιραστείτε.

Τώρα τελειώσατε με την κοινή χρήση της καρτέλας Υπολογιστικό φύλλο Google. Κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στην καρτέλα Κύριο φύλλο υπολογιστικών φύλλων Google, οι δευτερεύουσες τιμές φύλλων θα ενημερώνονται αυτόματα με τις τιμές του πρωτεύοντος πίνακα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον εναλλακτικό τρόπο για να μοιραστείτε μεμονωμένες καρτέλες ενός υπολογιστικού φύλλου Google με ξεχωριστά μέλη από την ομάδα σας.

Μπορείτε να ξεκινήσετε μια δοκιμή 14 ημερών με την εφαρμογή Google (G Suite) και να εξοικονομήσετε 20% ανά χρήστη για το πρώτο έτος ως πελάτης. Χρησιμοποιήστε αυτό το σύνδεσμο Google App: //goo.gl/oHwGKC

Κωδικοί έκπτωσης: Y4UEE7ETCXPKTKE, ​​Y4XD4LRP9YHQWY9, Y64LCHMCUKFX7CL, Y69X6HRFKEM3ECK, Y6EHANCHVMJNM3F

Η Google σάς επιτρέπει να δημιουργείτε, να εργάζεστε και να μοιράζεστε αυτά τα έγγραφα γραφείου με τους συμπαίκτες σας ή τους συνεργάτες του γραφείου σας με έναν έγκυρο λογαριασμό Gmail. Η ομορφιά αυτής της εφαρμογής στο διαδίκτυο είναι ότι περισσότερα από ένα μέλη μπορούν να εργάζονται σε αυτό το έγγραφο κάθε φορά. μια ιδανική λύση για να σχεδιάσετε το σχολικό σας έργο με την ομάδα σας.

Αυτός ο τρόπος αντιμετώπισης είναι πολύ χρήσιμος για τα σχολεία, μια επιχείρηση μικρής κλίμακας όπου θέλουν να μοιράζονται μεμονωμένα φύλλα με συγκεκριμένους ανθρώπους. Η λύση είναι λίγο δύσκολη, αλλά λειτουργεί καλά και είναι εύκολη στην εφαρμογή. Ας πάρουμε ένα φύλλο Google Spread Sheet σε δύο φύλλα για παράδειγμα και θα σας δείξει πώς να μοιραστείτε μόνο ένα φύλλο που ονομάζεται "Περίληψη" με ένα από τα μέλη της ομάδας.

Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να δημιουργήσετε ξεχωριστά δευτερεύοντα υπολογιστικά φύλλα Google για κάθε μέλος της ομάδας σας, αλλά αυτό θα σας δώσει υψηλή ασφάλεια και το κύριο λογιστικό φύλλο θα είναι απομονωμένο και ασφαλές από άλλα μέλη της ομάδας.